1: Verantwortlicher
heiden associates
vertreten durch den Geschäftsführer Dr. Thomas K. Heiden
Südendstraße 4
12169 Berlin
Deutschland
Telefon: +49 30 234 60 444
E-Mail: berlin@heiden-associates.com
Website: www.heiden-associates.com
Datenschutzbeauftragter:
Aufgrund der Unternehmensgröße ist keine Bestellung eines Datenschutzbeauftragten erforderlich. Bei datenschutzrechtlichen Fragen wenden Sie sich bitte direkt an den Geschäftsführer.
2: Allgemeine Hinweise zur Datenverarbeitung
2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten
Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Nutzer grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Die Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Nutzer erfolgt regelmäßig nur nach Einwilligung des Nutzers. Eine Ausnahme gilt in solchen Fällen, in denen eine vorherige Einholung einer Einwilligung aus tatsächlichen Gründen nicht möglich ist und die Verarbeitung der Daten durch gesetzliche Vorschriften gestattet ist.
2.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten
Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung der betroffenen Person einholen, dient Art. 6 Abs. 1 lit. a EU-Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) als Rechtsgrundlage.
Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, erforderlich ist, dient Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO als Rechtsgrundlage. Dies gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
Soweit eine Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der unser Unternehmen unterliegt, dient Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO als Rechtsgrundlage.
Ist die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens oder eines Dritten erforderlich und überwiegen die Interessen, Grundrechte und Grundfreiheiten des Betroffenen das erstgenannte Interesse nicht, so dient Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage für die Verarbeitung.
3: Datenerfassung auf unserer Website
3.1 Cookies und ähnliche Technologien
Unsere Website verwendet Cookies. Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Computersystem des Nutzers gespeichert werden.
Wir setzen folgende Arten von Cookies ein:
Technisch notwendige Cookies: Diese Cookies sind für die Grundfunktionen der Website erforderlich und können nicht deaktiviert werden. Sie werden normalerweise nur als Reaktion auf von Ihnen getätigten Aktionen gesetzt, die einer Dienstanforderung entsprechen (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Analyse-Cookies: Diese Cookies ermöglichen es uns, Besuche und Traffic-Quellen zu zählen, damit wir die Leistung unserer Website messen und verbessern können (Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung).
Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit über unser Cookie-Banner oder in den Browsereinstellungen ändern.
3.2 Server-Log-Dateien
Der Provider unserer Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt:
- Browsertyp und Browserversion
- Verwendetes Betriebssystem
- Referrer URL
- Hostname des zugreifenden Rechners
- Uhrzeit der Serveranfrage
- IP-Adresse (anonymisiert)
Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. Die Erfassung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur Gewährleistung der IT-Sicherheit und ordnungsgemäßen Bereitstellung unserer Website.
4: Kontaktformular und E-Mail-Kontakt
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z.B. per Kontaktformular oder E-Mail) werden die von Ihnen mitgeteilten Daten von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu bearbeiten und mögliche Anschlussfragen zu beantworten.
Verarbeitete Daten:
- Name und Vorname
- E-Mail-Adresse
- Telefonnummer (optional)
- Nachrichteninhalt
- Zeitpunkt der Anfrage
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihrer Anfrage)
Speicherdauer: Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 3 Jahren.
5: Newsletter
5.1 Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung
Auf unserer Website besteht die Möglichkeit, einen kostenlosen Newsletter zu abonnieren. Die Anmeldung erfolgt im Double-Opt-In-Verfahren.
Verarbeitete Daten:
- E-Mail-Adresse
- IP-Adresse und Zeitpunkt der Anmeldung
- Öffnungs- und Klickverhalten (anonymisiert)
5.2 Newsletter-Dienstleister
Für den Versand unserer Newsletter nutzen wir Mailchimp. Anbieter ist die Rocket Science Group LLC, 675 Ponce De Leon Ave NE, Suite 5000, Atlanta, GA 30308, USA.
Datentransfer in Drittländer: Die Übermittlung Ihrer Daten an Mailchimp erfolgt auf Grundlage der von der EU-Kommission genehmigten Standardvertragsklauseln (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Zusätzlich haben wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Mailchimp abgeschlossen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung)
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie den Newsletter abbestellen. Ein entsprechender Link befindet sich in jeder Newsletter-E-Mail.
6: Webanalyse-Tools
6.1 Google Analytics 4
Diese Website nutzt Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland.
Umfang der Datenverarbeitung: Google Analytics verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um das Nutzerverhalten zu analysieren. Die dabei erfassten Informationen werden in der Regel an einen Server von Google übertragen und dort gespeichert.
Datentransfer in Drittländer: Google ist zertifiziert unter dem EU-US Data Privacy Framework. Zusätzlich haben wir Standardvertragsklauseln mit Google abgeschlossen.
IP-Anonymisierung: Wir haben die IP-Anonymisierung aktiviert. Ihre IP-Adresse wird vor der Übertragung gekürzt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung über Cookie-Banner)
Opt-Out: Sie können die Erfassung durch Google Analytics verhindern, indem Sie das unter folgendem Link verfügbare Browser-Plugin herunterladen und installieren: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout?hl=de
7: Bewerbungsverfahren
7.1 Datenverarbeitung im Bewerbungsprozess
Zur Bearbeitung Ihrer Bewerbung verarbeiten wir folgende Daten:
Pflichtangaben:
- Vor- und Nachname
- Kontaktdaten (E-Mail, Telefon, Adresse)
- Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse)
Freiwillige Angaben:
- Weitere Qualifikationsnachweise
- Foto
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) und § 26 BDSG
Speicherdauer:
- Bei Absage: 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens
- Bei Zusage: Überführung in die Personalakte
7.2 Zusammenarbeit mit Freelancern
Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit qualifizierten Freelancern zusammen. Diese erhalten Zugang zu Bewerberdaten nur:
- Nach Abschluss eines Auftragsverarbeitungsvertrags gemäß Art. 28 DSGVO
- Auf „Need-to-know“-Basis für spezifische Projekte
- Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung bei Weiterleitung Ihrer Bewerbung
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an effizienter Personalvermittlung)
7.3 Talent Pool
Mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung können wir Ihre Bewerbungsdaten für zukünftige Stellenausschreibungen in unserem Talent Pool speichern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung) Speicherdauer: Maximal 2 Jahre, jederzeit widerrufbar
8: Rechte der betroffenen Person
8.1 Auskunftsrecht
Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden (Art. 15 DSGVO).
8.2 Recht auf Berichtigung und Löschung
Sie haben das Recht, unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO) sowie unter bestimmten Voraussetzungen die Löschung (Art. 17 DSGVO).
8.3 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
Unter bestimmten Voraussetzungen haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen (Art. 18 DSGVO).
8.4 Recht auf Datenübertragbarkeit
Sie haben das Recht, die Sie betreffenden personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten (Art. 20 DSGVO).
8.5 Widerspruchsrecht
Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen (Art. 21 DSGVO).
8.6 Recht auf Widerruf der Einwilligung
Sie haben das Recht, erteilte Einwilligungen jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.
8.7 Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über unsere Verarbeitung personenbezogener Daten zu beschweren.
Zuständige Aufsichtsbehörde: Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Friedrichstr. 219, 10969 Berlin Telefon: 030 13889-0 E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
9: Dauer der Speicherung
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die Erfüllung der Zwecke erforderlich ist, für die sie erhoben wurden, oder solange gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen.
Allgemeine Grundsätze:
- Kontaktanfragen: 3 Jahre
- Bewerbungsdaten: 6 Monate nach Absage
- Newsletter-Daten: bis zum Widerruf
- Logfiles: 7 Tage
10: Datensicherheit
Wir verwenden innerhalb des Website-Besuchs das weit verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Ihrem Browser unterstützt wird.
Unsere Website und andere Systeme sind durch technische und organisatorische Maßnahmen gegen Verlust, Zerstörung, Zugriff, Veränderung oder Verbreitung Ihrer Daten durch unbefugte Personen geschützt.
11: Änderungen der Datenschutzerklärung
Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand Juni 2025. Durch die Weiterentwicklung unserer Website und Angebote oder aufgrund geänderter gesetzlicher bzw. behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.
Die jeweils aktuelle Datenschutzerklärung kann jederzeit auf der Website unter https://heiden-associates.com/datenschutz/ von Ihnen abgerufen und ausgedruckt werden.
Stand: Juni 2025