Im Rahmen des Bewerbungsprozesses reichen Kandidaten ihre Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) als ihre „Visitenkarte“ ein. Seit einiger Zeit finden sich in der Presse vermehrt Artikel über gefälschte Hochschuldiplome, Arbeitszeugnisse etc. Darüber hinaus können durch gezielte Bewerbungstrainings erwünschte Verhaltensmuster einstudiert werden, die es dem HR-Entscheider zunehmend erschweren, innerhalb eines kurzen Beobachtungszeitraums den „wahren Charakter“ eines Bewerbers zu erkennen. Über einen längeren Zeitraum lassen sich antrainierte Verhaltensmuster jedoch nur schwerlich authentisch aufrecht halten – hier kommen Referenzen als ein weiterer wichtiger Baustein zur Beurteilung eines Kandidaten ins Spiel. Referenzen einholen ist deshalb ein Element unseres mehrstufigen Assessments im Rahmen des Executive Search Prozesses oder Management Audits.
“Referenzchecks sind der mit Abstand wichtigste Schritt, um sicherzustellen, dass Sie nicht jemanden einstellen, den Sie bald wieder kündigen wollen.” Zu dieser klaren Aussage kommt das Harvard Business Review Magazin.
Digital Referenzen einholen
Klassisch werden Referenzen telefonisch im Rahmen eines Interviews mit den Referenzgebern nur über den finalen Kandidaten eingeholt. Pro Kandidat sind dies in der Regel 2-3 Gespräche, die einem Interviewleitfaden folgen. Für eine größere Anzahl an Kandidaten und damit einer rasch wachsenden zweistelligen Anzahl an Interviews wächst der Aufwand schon allein für die Terminkoordination überproportional. Dies ist ein Grund, weshalb im klassischen Executive Search der Fokus nur auf den Top 1-2 Kandidaten liegt.
Unser Referencing-Tool stellt für das Einholen von Referenzen eine hocheffiziente Lösung dar. Das Einholen von Referenzen erfolgt digital und asynchron – Digitalisierung schafft eine hohe Skalierbarkeit der Teilnehmeranzahl sowohl was die Anzahl der Kandidaten als auch der Referenzgeber pro Kandidat betrifft, asynchron ermöglicht internationale Referenzgeber zu befragen, ohne Rücksicht auf unterschiedliche Zeitzonen!
Die Kandidaten der engeren Wahl (Top 5+) wählen ihre Referenzgeber selbst aus und laden diese über das Referencing-Tool ein. Ein Erfolgsfaktor für eine hohe Rücklaufquote ist eine pro-aktive Vorabinformation der Referenzgeber durch die Kandidaten vor der digitalen Befragung.
Die Auswahl der Referenzgeber sollte einen 360° Blickwinkel (Vorgesetzter, Kollege und Mitarbeiter oder auch Kunden, Lieferanten oder Berater) auf den Kandidaten ermöglichen sowie gewissen Auswahlkriterien genügen. Der Projektfortschritt beim Referenzen einholen wird über das Referencing-Tool automatisch verfolgt und im Falle von Terminverzug seitens der Kandidaten bei der Einladung ihrer Referenzgeber oder der Abgabe der Referenzen verfolgt. Damit entfällt die zeitaufwendige Terminkoordination und ein Tracking der Aktionen wie beim klassischen Referenzen einholen. Das Referencing-Tool ist fully responsive, um den Referenzgebern mit jedem Endgerät zu jeder Zeit und an jedem Ort eine Abgabe ihrer Einschätzung über den Kandidaten zu ermöglichen.
Multilingual durch den Einsatz Künstlicher Intelligenz
Für das Referenzen einholen ist der Fragenbogen kundenspezifisch konfigurierbar. Als Erhebungselemente stehen grafische Skalen, polare Typisierungen, Rankings sowie Freitextfelder in beliebiger Anzahl und Reihenfolge zur Verfügung. Auch internationale Referenzgeber können das Referencing-Tool multilingual nutzen. Durch den Einsatz eines integrierten Künstlichen Intelligenz (KI) Systems steht der Fragebogen in mehreren Sprachen ad hoc einem Nutzer zur Verfügung.
Referenzen einholen
Nutzen für Kunden und Kandidaten
Das Referencing-Tool liefert einen Mehrwert für alle Stakeholder: An erster Stelle steht der Kunde, der über eine größere Anzahl an Kandidaten eine valide Beurteilung erhält, die mittels eines objektiven Verfahrens ermittelt wurde. Zweitens “entdeckt” ein Kunde mögliche “Hidden Champions” aus dem größeren Bewerberfeld, die er im Interview beispielsweise aufgrund der Tagesform eines Kandidaten ggf. nicht erkannt hätte.
Auch für Kandidaten, die zunächst aufgrund des Eindruckes aus dem Vorstellungsgespräch nicht unter die Top 2-3 Bewerber kamen, kann ein positives Referenzbild nachträglich zu einer besseren Einschätzung führen und damit auch ihr Ranking deutlich verbessern.
Hoher Datenschutz gewährleistet
Referenzen einholen setzt eine hohe Akzeptanz seitens der Kandidaten und vor allem der Referenzgeber voraus, dabei ist der Datenschutz sowie die IT-Sicherheit ein wesentliches Vertrauenselement. So kann ein Referenzgeber entscheiden, ob er anonym oder mit vollem Namen seine Referenz abgeben will. Die Kommunikation mit dem Cloud-basierten Referencing-Tool erfolgt über eine 256 Bit SSL-Verschlüsselung. Zusätzlichen Schutz bietet ein Security Tool, das den Webspace regelmäßig scannt und den Nutzern höchste Sicherheit durch ein täglich aktualisiertes Vertrauenssiegel bietet. Des Weiteren sind die strengen Regularien der Datenspeicherung und Datenverarbeitung gemäß EU-Verordnung bzw. DSGVO in unserem Prozess des Referenzen einholen implementiert (siehe Datenschutzerklärung).
