Die richtige Personalberatung finden – Tipps für HR Entscheider

Die richtige Personalberatung finden – Tipps für HR Entscheider

Die richtige Personalberatung finden – anhand welcher Kriterien?

Sie sind als HR Entscheider auf der Suche nach einer professionellen Personalberatung, um eine Vakanz mit externer Unterstützung zu besetzen oder wurden als Kandidat von einem Headhunter angesprochen. Anhand welcher Kritierien können Sie die richtige Personalberatung finden und entscheiden, ob Ihr Personalberater professionell vorgeht? Dieser Blog gibt Ihnen hierzu wichtige Tipps und Hinweise.

Die Berufsbezeichnungen „Headhunter“ oder „Personalberater“ sind rechtlich nicht geschützt. Im Markt reicht die Bandbreite der Anbieter daher von extrem professionellen Beratungen bis hin zu unseriösen „CV-Schiebern“, die für das pure Weiterreichen eines Profils im Erfolgsfall 25-30% vom Jahresgehalt verlangen.

Seriöse Personalberater verhalten sich professionell und transparent gegenüber Auftraggebern und Kandidaten. Sie wahren die Interessen beider Seiten. Ihr Anspruch ist der passende, nachhaltige Fit eines Kandidaten auf die ausgeschriebene Stelle.

Unseriöse Personalberater stehen oft unter großem wirtschaftlichem Erfolgsdruck. Sie reichen oftmals ungefilterte Lebensläufe weiter und schaffen weder für Unternehmen noch für Kandidaten einen wirklichen Mehrwert. Im schlimmsten Fall verhalten sie sich durch ein nicht abgestimmtes Weiterleiten der Unterlagen unseriös gegenüber Kandidaten und sorgen so für einen Imageschaden des beauftragenden Unternehmens oder Kandidaten.

Unser Artikel hilft Ihnen, eine gute Personalberatung bzw. einen passenden Headhunter zu identifizieren!

Aus welchem Anlass sind Sie auf der Suche nach einem Headhunter?

Sie …

  1. Sind auf der Suche nach einer Personalberatung, um eine wichtige Stelle zu besetzen.
  2. Sind von einem Headhunter auf eine Vakanz angesprochen worden.

So finden Sie die richtige Personalberatung für Ihr Projekt

Sie haben eine wichtige Stelle zu besetzen und möchten die Hilfe einer Personalberatung in Anspruch nehmen. Treffen Sie zunächst eine Vorauswahl und prüfen Sie dann vielversprechende Beratungen genauer.

Schritt 1: Eine Vorauswahl treffen.

Wo und wie können Sie die richtige Personalberatung finden? Nehmen Sie sich Zeit bei der Suche nach einer professionellen Personalberatung. Holen Sie Empfehlungen aus Ihrem persönlichen Netzwerk ein und lassen Sie sich gezielt Projektreferenzen geben.

Machen Sie einen Abgleich mit unabhängigen Marktanalysen, z.B. dem Personalberaterranking von Focus und Statista. Ist Ihr Personalberater dort gelistet? Wenn ja, ist dies ein wichtiger Hinweis auf seine professionelle Vorgehensweise.

Ist eine große Personalberatung automatisch besser?

Lassen Sie sich nicht von „großen“ Namen beeindrucken. Oftmals sind Mittelständler oder Start-Ups dort nur eine „Nummer“. Bei großen Personalberatungen spielt oft das langfristige Umsatzpotenzial eine wichtige Rolle dabei, wie ein Kunde behandelt wird.

Ist die Wahrscheinlichkeit eines zeitnahen Folgeprojektes gering, kann es sein, dass ein Junior-Berater Ihr Projekt betreut, statt des Partners, mit dem Sie Ihr Akquise-Gespräch geführt haben.

Schritt 2: Beurteilung im Erstkontakt.

Im Erstkontakt mit möglichen Personalberatungen verschaffen Sie sich einen persönlichen Eindruck und lassen sich die Vorgehensweise in der Personalsuche und –auswahl erklären. Treffen Sie Ihre Auswahl anhand von:

  • Referenzen
  • Aussagen im Erstgespräch
  • Ihrem Bauchgefühl

Sie müssen Ihrem Berater vertrauen können und die „Chemie“ muss passen, damit er für Sie zum richtigen Personalberater wird!

Stellen Sie Ihrer avisierten Personalberatung die folgenden Fragen:

1. Wie viel Zeit wird für die Profilerstellung und Beratung verwendet?

Richtige Antwort: Drei bis vier Stunden sollten investiert werden!

Eine wissenschaftlich fundierte und methodische Vorgehensweise bei der Profilerstellung ist DAS wesentliche Fundament für eine erfolgreiche Suche und maßgeblich für die Validität der Kandidatenauswahl. Ein vages Vorgehen lässt die anschließende Suche zum „Schuss ins Blaue“ werden. Die Wahrscheinlichkeit einer Fehlbesetzung ist dann entsprechend hoch.

Anstatt seitenlange Profile mit dutzenden von Kompetenzen zu erstellen sollte mit der Frage begonnen werden „Woran messen Sie den Erfolg eines Stelleninhabers in 1, 3 und 5 Jahren?“

Daraus leiten sich die wesentlichen Erfolgskriterien bzw. Kompetenzen ab, welche Eigenschaften ein Kandidat besitzen sollte. Hierfür hat sich das Lominger Kompetenzmodell in der Praxis bewährt.

Damit ist es nicht getan. Ein Kandidat agiert nicht als Individuum in einem Unternehmen, sondern muss in einem bestehenden Team seine Leistung erbringen bzw. das Team zu Leistungen motivieren.

Idealerweise soll der Kandidatensuche eine Teamanalyse vorausgehen, bei der anhand von Persönlichkeitsprofilen die zwischenmenschliche Dynamik des bestehenden Ausgangsteams analysiert wird. So kann der Kandidat bereits im Vorfeld auf seinen „Teamfit“ geprüft werden.

Mehr zum Teamfit-Ansatz.

2. Wie transparent ist der Suchprozess für mich als Auftraggeber?

Richtige Antwort: So transparent wie technisch und rechtlich machbar.

Erfolgreiche Headhunter geben Ihnen als Auftraggeber eine ausreichende Transparenz über den gesamten Such- und Entscheidungsprozess. Alle Dokumente (Stellenprofil für Anzeigen, Zielfirmenliste, etc.) werden mit Ihnen abgestimmt und von Ihnen final für den jeweiligen Prozeßschritt freigegeben. Sie haben regelmäßigen Kontakt und Einblick während des gesamten Prozesses.

3. Wie und wo wird nach Kandidaten gesucht?

Richtige Antwort: Möglichst breitbandig über viele Suchräume.

Jede Personalberatung hat ihren eigenen Stil bzw. Methodik. Teils wird mehr auf Anzeigensuche gesetzt, teils wird eine Direktansprache favorisiert. Oftmals wird seitens des Personalberaters die eine oder andere Methode als „Königsweg“ verkauft.

Lassen Sie sich nicht dadurch blenden! Ein Kandidat aus der Direktansprache muss nicht besser sein als ein Kandidat, der über eine Anzeige kommt oder umgekehrt. Wichtig ist, dass ein Kandidat fachlich und von den Kompetenzen (Soft-Skills) auf das Stellenprofil passt.

Wir sind der Meinung, dass der Suchprozess breitbandig erfolgen sollte. Deshalb gehen wir mehrdimensional über drei Kanäle in der Suche vor:

Anzeigensuche: Wir platzieren professionelle, SEO-optimierte Anzeigen in einer Vielzahl von Online-Stellenbörsen. Papieranzeigen sind out. Warum? Zu teuer, nur einmalige Schaltung und sie liegen nicht mehr im Fokus der Kandidaten, die ihre Suchrobots online positioniert haben.

Direktansprache: Dazu „tauchen“ wir in die Welt ein, in denen sich die Kandidaten bewegen. Wir sprechen in den Zielfirmen direkt passende (i. S. der Hard-Skills) Kandidaten an, die in vergleichbaren Unternehmen (Wettbewerber, Kunden, Lieferanten, etc.) oder mit ähnlichen Geschäftsmodellen in anderen Branchen arbeiten.

Zusätzlich führen wir mit Experten (Professoren, Industriespezialisten, Beratern, Journalisten, etc.) Gespräche, um an weitere Hinweise auf potentielle Kandidaten zu gelangen.

Netzwerksuche: Unsere dritte Säule in der Personalsuche sind Veranstaltungen wie Konferenzen, Messen, etc. Dort sprechen wir Kandidaten an, die wir über die ersten beiden Säulen nicht erreichen. In unserer Vergangenheit gab es „lucky shots“, die wir über diesen Kanal gewinnen konnten

Über alle drei Kanäle erzeugen wir eine hohe Anzahl an möglichen Kandidaten, die anschließend einen mehrstufigen Assessmentprozess durchlaufen.

Ein Wort zu Bewerber-Datenbanken

Wie verhält es sich mit Bewerber-Datenbanken mit über 10.000 Profilen und mehr, die Ihnen im Akquise-Gespräch als Quelle für passende Profile vorgestellt werden?

Zwei kritische Fragen sind zu stellen:

  1. Wie aktuell ist die Datenbank bzw. wie wird sie auf dem laufenden Stand gehalten?
  2. Welche Qualität haben die Stellenprofile?

Ein guter Kandidat am Markt, hat nach spätestens sechs Monaten eine neue Anstellung gefunden. Ein schlechter Kandidat? Der wird in der Datenbank bleiben. Wollen Sie so einen Kandidaten vorgestellt bekommen?

Fazit: Lassen Sie sich nicht von großen Zahlen beeindrucken. Wir von heiden associates überraschen unsere Kunden auf die Frage, wie groß unsere Datenbank sei. Unsere Antwort lautet Null!

Wir fangen für jeden Kunden bewusst bei Null an, um ein kundenspezifisches Vorgehen zu gewährleisten. Kandidaten von der Stange gibt es genügend.

4. Erfolgreiche Besetzung. Und danach?

Richtige Antwort: „No-Touch“, ohne Frist.

Eine Personalberatung gewinnt während des Projekts Informationen über Ihr Unternehmen, erhält Einblick in wichtige Unterlagen und lernt Ihre Mitarbeiter kennen. Dieses Wissen stellt einen wichtigen Teil des Know-hows Ihrer Firma dar! Unseriöse Berater nehmen ungefragt Ihre Mitarbeiter in Ihre Datenbank auf, sprechen Sie als Kandidaten an und werben Sie ggf. im Auftrag eines anderen Auftraggebers ab.

Ein professioneller Headhunter garantiert eine „no touch“-Regelung von mindestens 24 Monaten, während dieser Periode werden KEINE Mitarbeiter des Auftraggebers oder verbundener Unternehmen angesprochen.

Top professionelle Headhunter wie heiden associates werben Mitarbeiter bestehender und vergangener Kunden prinzipiell nicht ab. Das gehört einfach zum „guten Ton“ einer professionellen und langfristigen Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

5. Festes Honorar oder Erfolgsprämie?

Richtige Antwort: Festes Honorar!

Professionelle Personalsuche hat Ihren Preis! Der Arbeitsaufwand für einen professionellen Executive Search-Prozess ist hoch. Allein für die Schaltung der Anzeigen fallen Kosten im vierstelligen EURO-Bereich an. Hinzu kommen Research und Direktansprache der Kandidaten, Gespräche mit den Kandidaten vor Ort, psychometrische Persönlichkeitsprofile für die Teamanalyse, Erstellen der Berichte etc.

Glauben Sie, dass ein rein erfolgsbasierter Personalberater, der das Risiko einer nicht-exklusiven Suche hat, diesen Kostenaufwand betreibt? Die Antwort unserer Kunden, die in der Vergangenheit mit solchen Personalberatern zusammen arbeiteten, lautete eindeutig NEIN.

Günstige Anbieter sparen Kosten während des gesamten Suchprozesses. Anbieter, die nur im Erfolgsfall ein Honorar aufrufen, stehen unter enormem wirtschaftlichem Druck. Sie lassen sich leicht hinreißen, weniger passende Kandidaten aus einer Datenbank zu vermitteln, um Projekte abzuschließen.

Ebenso verhält es sich mit Honoraren, die prozentual vom Einstiegsgehalt des Kandidaten abhängen. Der Anreiz, die teuersten statt die besten Kandidaten zu vermitteln, liegt auf der Hand und liegt NICHT in Ihrem Interesse als Auftraggeber.

Vorsicht bei laufenden Retainern (monatliche Raten), die zusätzlich zum Honorar vereinbart werden. Lassen Sie sich Reisekosten explizit nachweisen, um auch bei den variablen Kosten volle Transparenz zu erhalten.

Wir von heiden associates arbeiten für ein festes Honorar, das sich an der Komplexität der Position bzw. Suche orientiert. Das gibt unseren Kunden die Sicherheit, dass Ihnen die passenden Kandidaten vorgestellt bekommen und nicht die teuersten. Gleichzeitig können Sie vor Projektbeginn mit einem klaren Kostenrahmen kalkulieren. Überraschungen nach Projektabschluss werden so vermieden.


 

So beurteilen Sie einen Headhunter, der Sie als Kandidat anspricht

Sie sind von einem Headhunter telefonisch angesprochen worden? Die große Frage ist, haben Sie es mit einer seriösen, professionellen Personalberatung zu tun, die Sie gezielt für eine passende Vakanz recherchiert hat?

Oder sind sie einem „CV-Schieber“ ins Fadenkreuz geraten, der Ihre Daten und Ihren Lebenslauf für seine Datenbank einholen möchte, um Ihr Profil bei anderen Firmen ohne Ihre Freigabe, vorstellen möchte?

Folgende Anhaltspunkte helfen Ihnen bei der Einordnung

1. Darf Sie ein Personalberater überhaupt an Ihrem Arbeitsplatz anrufen?

Die kurze Antwort: Ja, aber!

Die lange Antwort: Ein Erstkontakt am Arbeitsplatz ist erlaubt, sowohl per Festnetztelefon als auch auf dem Handy. Das Gespräch sollte nur wenige Minuten dauern:

  • Interesse an einer neuen Stelle abklopfen.
  • Kurze Stellenbeschreibung.
  • Kontaktmöglichkeiten austauschen.

Ein Anruf am Arbeitsplatz ist also noch kein Ausschlusskriterium.

Nicht in Ordnung und ein Indiz für eine unseriöse Personalberatung sind allerdings:

  • Gespräche, die über die oben genannten Punkte hinausgehen.
  • Mehrmaliges Kontaktieren am Arbeitsplatz

Weitere Informationen zum Thema „Anruf am Arbeitsplatz“.

2. Reisekosten sollten übernommen werden.

Fallen für ein persönliches Gespräch z.B. signifikante Reisekosten an, klären Sie im Vorfeld ab, wer diese trägt. Reisekosten im zweistelligen EURO-Bereich sollten für Führungskräfte kein Diskussionsthema sein.

Ein professioneller Headhunter informiert Sie vorab über die Reisekostenregelung seines Auftraggebers. Reisekosten werden entweder mit dem Personalberater oder dem Auftraggeber direkt abgerechnet.

3. Gute Prozessführung.

Ein professioneller Personalberater bestätigt Ihnen rechtzeitig den Termin schriftlich und teilt Ihnen eine Agenda mit, welche Punkte er mit Ihnen besprechen möchte, damit Sie sich auf das Interview vorbereiten können.

4. Der Auftraggeber wird zum angemessenen Zeitpunkt genannt.

Spätestens dann, wenn Sie Ihr Interesse konkretisiert haben. Dann sollte die Regel gelten „quid pro quo“. Ihre Unterlagen gegen die Nennung des Mandanten.

Achtung: Wenn hier der Personalberater mit fadenscheinigen Gründen den Namen nicht nennen will – Hände weg!

5. Transparente Kommunikation.

Während des Prozesses erkennen Sie einen professionellen Headhunter an einer transparenten Kommunikation. Auch wenn im Prozess über eine gewisse Zeit nichts Neues passiert ist, hilft Ihnen eine Aussage, wo Sie im Prozess gerade stehen.

Ungewissheit von beiden Seiten zeugt von mangelnder Professionalität. Spätestens alle vier Wochen sollten Sie über den Stand mündlich oder per Email informiert werden. Zum guten Stil gehört es, dass Sie als Bewerber informiert sind – von einer zeitnahen Eingangsbestätigung, Einladungsschreiben mit Terminbestätigungen und auch einer Absage, falls Sie nicht der Kandidat der Wahl sind.

6. Begleitung während des Auswahlprozesses

Ein professioneller Personalberater gibt Ihnen im Vorfeld eines Präsentationstermins Hinweise zum Interview, den Teilnehmern seitens des Auftraggebers und im Anschluss eines Vorstellungsgespräches ein zeitnahes Feedback. Das setzt natürlich voraus, dass der Personalberater Sie ins Gespräch begleitet und den Interviewprozess moderiert.

Weitere Tipps für eine Bewerbung beim Headhunter finden Sie hier.

thomas_heiden2Ein Beitrag von Dr. Thomas K. Heiden

Dr. Thomas K. Heiden und die Personalberatung heiden associates unterstützen Startups und gestandene Unternehmen bei der Suche nach hochkarätigen Führungskräften, der Beurteilung der Managementebene und beim Aufbau erfolgreicher Teams.

Wir von heiden associates wollen Sie noch erfolgreicher machen!

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